Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả của Ceo quản trị – Ngô Minh Tuấn | Học Viện CEO Việt Nam

Vâng xin chào các anh chị và các bạn , hôm nay tôi xin chia sẻ các anh chị các kĩ năng tổ chức cuộc họp bởi vì muốn thành công lớn thì trong chi tiết những cái bước nhỏ chúng ta phải hoạt động hiệu quả thì chúng ta mới mong chờ 1 ngày dài cả 1 quá trình hiệu quả được vậy thì làm thế nào để tổ chức 1 cuộc họp thành công thì tôi xin chia sẻ các bước trong quá trình tổ chức cuộc họp để cho các anh chị nhìn thấy và tổ chức được đặc biệt là những ông ceo quản trị thì các anh chị nhìn thấy thông thường cái vai trò đâu tiên đối với hộ đồng quản trị , đồng quản trị là họ sẽ đưa ra tầm nhìn cho doanh nghiệp tầm nhìn cho doanh nghiệp của họ sau đó vai trò của ông ceo vai trò của ông ceo thì ông sẽ hoặc định ra chiến lược để cùng với hội đồng quản trị chiến lược này nhằm đặt đến tầm nhìn sau đó đến chiến lược này thì ông ceo mới ra đề tiếp với cái ông trưởng phòng kinh doanh trưởng phòng kinh doanh là mới ra được mục tiêu năm mục tiêu năm thì từ mục tiêu năm này thì ông trưởng phòng kinh doanh mới xây dựng tiếp được cho tôi là kế hoạch kinh doanh năm kế hoạch kinh doanh trong 1 năm kế hoạch kinh doanh trong 1 năm này thì với dước bổ nhỏ thành kế hoạch kinh doanh trên trên tháng vậy thì nếu 1 tháng chúng ta đạt được, 1 năm chúng ta đạt được và chúng ta có đạt được mục tiêu năm thì chúng ta mới hoàn thành được sứ mệnh đó là đi tới tầm nhìn nhưng mà để có được tháng tốt thì chúng ta buộc phải có 4 tuần từ tuần 1 đến tuần thứ 4 vậy thì nếu như 1 tuần mà không tốt chính vai trò ngồi họp giao ban tuần để nhằm mục tiêu 1 tuần 1 chúng ta đạt được, chưa đạt mục tiêu hoặc chưa đạt được mục tiêu hoặc chưa đạt được mục tiêu chúng ta sẽ hoàn thiện mình để có gì từng tuần tốt và đương nhiên có tháng tốt vì vậy hôm nay tôi chia sẻ kĩ năng họp giao ban tuần vậy để mà họp giao ban tuần thì vai trò cuả họp giao ban tuần thì tôi muốn nói câu chuyện đầu tiên là khi hỏi muc tiêu của cuộc họp để làm gì họp là để làm gì ạ, họp việc đầu tiên để chúng ta thấy kết quả kết quả hoạt động cái thứ 2 sau khi mà có kết quả rồi thì nếu như mà tốt thì chúng ta thưởng đó là những giải pháp và nếu yếu thì chúng ta tìm ra giải pháp nguyên nhân sử lí nếu kết quả của nó yếu thì bản chất chúng ta tìm ra nguyên nhân nếu mà tìm ra nguyên nhân rồi thì buộc phải ra giải pháp cụ thể và nó hiện tượng hóa được thì phải ra được cái gì ạ thành lập như vây trong 1 cuộc họp giao ban nếu như đi đến hành động thì cuộc họp giao ban ấy là vô nghĩa và đặc biệt tôi dừng rất nhiều cuộc họp của công ty, tôi nhận ra 1 điều nói về phân tích thực trạng và nguyên nhân rất tốt nhưng đưa ra giải pháp và nguyên nhân thì cực kì tệ vậy đến khi hành động thì mới là ngon vậy làm thế nào để biết được kết quả tồi biết được kết quả tồi thì tôi có 2 thứ 1 là thông số chỉ tiêu thông số chỉ tiêu 2 là thông số thực tế vậy thông số chỉ tiêu này ai là người cam kết , tôi xin thưa rằng là các trưởng phòng cam kết vậy thì chúng ta mới thấy để có thông số chỉ tiêu thì chúng ta bắt đầu từ chiến lược từ mục tiêu năm kết thì bắt đầu mới ra được cái thông số chỉ tiêu từng phòng 1, tôi lấy ví dụ phòng kinh doanh họ phải biết thông số chỉ tiêu đây là bộ thông số chỉ tiêu hoàn thiện đấy, liên quan đến cái gì ạ liên quan đến doanh số liên quan đến thị phần liên quan đến lợi nhuận, liên quan đến dòng tiền liên quan đến hệ thống phân phối.

v.

v.

.

thì bản chất mỗi chiến lược khác nhau mục tiêu năm khác nhau, kế hoạch năm khác nhau thì các thông số chỉ tiêu cũng khác nhau hay còn phòng nhân sự thì chúng ta có chỉ tiêu gì nó liên quan đến chỉ tiêu tuyển dụng , những liên quan đến quỹ lương, liên quan đến cái gì ạ đến liên quan đến việc mà xây dựng ra tính hệ thống để trả lương.

v.

.

v.

.

toàn bộ những chỉ tiêu này thì bản thân 1 ceo phải xây dựng được cho các trưởng phòng , những chỉ tiêu này và trưởng phòng cam kết số chỉ tiêu này thì như vậy chúng ta có thông số chỉ tiêu thông số thực tế để kiểm soát xem thông số thực tế nó có phù hợp có tốt hơn chỉ tiêu hay không thì bài toán lúc bấy giờ anh ceo phải làm được báo cáo gì ạ báo cáo mẫu cho từng trưởng phòng và cái báo cáo mẫu này đo là đo những thông số chỉ tiêu, tôi lấy ví dụ nếu anh đưa ra thông số chỉ tiêu là những thông số này thì trong báo cáo mẫu này chính là những thông số này nếu anh đưa ra phòng nhân sự thì đưa ra chỉ tiêu tuyển dụng liên quan đến quỹ lương liên quan đến tỉ lệ bỏ việc liên quan đến tỉ lệ mắc lỗi trong doanh nghiệp thì anh nhân sự phải cam kết và như vậy chúng ta mới thấy có cái thông số này vậy thì nếu mà cái thông số thực tế nó phản ánh chúng ta đo 2 cái để nó trả về kết quả và nó phản ánh thông số thực tế tốt hơn thông số chỉ tiêu thì doanh nghiệp của chúng ta đang rất là khỏe nhưng nếu thông số kém hơn thông số chỉ tiêu thì chúng ta đang có vấn đề mà nếu có vấn đề thì chúng ta phải tìm nguyên nhân vậy thì bắt đầu vào 1 cuộc họp giao ban thì chúng ta phải hỏi bộ phận nào là bộ phận giao ban trước tôi xin chia sẻ đầu tiên là bộ phận kinh doanh kinh doanh sẽ giao ban đầu tiên bởi vì nếu kinh doanh mà không đạt được doanh số anh có thể đổ lỗi tại phòng hành chính không cung cấp đủ thiết bị cho tôi hay phòng thiết bị không cung cấp đầy đủ thiết bị cho tôi đổ lỗi nhưng các phòng ngồi dưới àm đảm bảo mà đảm bảo chỉ tiêu doanh số thì anh ta hết đổ lỗi là phải giao ban phòng kinh doanh thứ tự giao ban phòng kinh doanh trước tức là phòng đấy là xương sống xong giao ban sang các phòng xương sườn thì như vậy mới giải quyết được vấn đề vậy thì nhưng mà cái cái điểm nhận xét về mặt kết quả ai sẽ là người nhận xét thì xin thưa nếu trong cuộc họp giao ban ceo nào nói nhiều thì biểu hiện ceo ấy không biết họp giao ban mà họp giao ban đầu tiên là nhân viên tự chiếu ví dụ nếu là tôi xin mời trưởng phòng kinh doanh lên báo cáo anh ta lên sline chiếu lên 1 phát , xin thưa anh chị đây là thông số chỉ tiêu, đây là thông số thực tế hiệu quả kết quả trả ra như thế này thì bắt đầu anh ta tự tự báo cáo xong kết quả trả về thì ai sẽ là người nói vẫn là anh ta dạ thưa sếp, nguyên nhân nó là như thế này nếu anh ta phân tích được giữa được nguyên nhân xong thì anh ta phải là người gì ạ đưa ra giải pháp dạ xin thưa nếu nguyên nhân như thế này thì giải pháp của em là là như thế này, giải pháp như thế này thì tiếp theo trong tuần tới hành động trong tuần tiếp theo là đưa ra cái lịch ngay là thứ 2 làm gì và thứ 3 làm gì thứ 4 em làm gì đến thứ 6 em làm gì và thứ 7 em làm gì và trong cái số em làm thì em đề nghị sếp giúp em việc gì tức là ở đây nhân viên gì nhân viên đề nghị với sếp giúp cho em những việc này và căn cứ vào đây thì sếp mới được xếp lịch để làm sao đấy giúp các trưởng phòng hoàn thành nhiệm vụ vậy từ đây câu truyện là từ trước đến nay ai là người .

.

.

các anh chị họp sai ở chỗ này mình tự nhận xét kết quả từ họ mà kết quả họ thấy kết quả họ tồi, họ không công nhận tại sao họ không công nhận bởi vì họ không có chỉ tiêu và họ không cam kết thông số đó thế thì họ bảo họ tồi được vậy trước khi ceo muốn đánh giá kết quả được thì phải có cột mốc, có cột mốc rồi thì bắt đầu thực thế đi được thì anh mới có kết quả và khó nhất đối với 1 ông sếp là làm được cái động tác này để giúp cho họ định vị được bản thân họ giỏi hay dốt mà nếu họ ngu thật thì rõ dàng người ta có cách để thay đổi nhưng cái chính là họ không có thông số chỉ tiêu thì họ không nhận họ kém và ở đó cuộc họp giao ban sang câu truyện kể truyện và nếu biết kết quả rồi thì tìm nguyên nhân chính họ phải ra giải pháp đưa ra giải pháp hành động lúc bẫy giờ của ông sếp , lúc bẫy giờ ông sếp mới nhảy vào để giải quyết mấy thứ 1 là là chất vật xem cái nguyên nhân này có xác thực hay không nếu họ đưa ra nguyên nhân đúng rồi và giải pháp chưa đúng thì trách nhiệm của anh là trách vấn giải pháp của anh có triệt để không giả sử nhân viên hết cách thì sếp phải gì ạ sếp gợi ý gợi ý tôi có 1 giải pháp theo cái gui ý của tôi thì tôi có 1 giải pháp này thì anh thấy có được không để cho ai lựa chọn để cho trưởng phòng lựa chọn, chứ không phải là anh áp đặt cái giải pháp mà nguyên tắc khi nhận giải pháp này họ sẽ làm gì với 120% sức lực họ cam kết là họ chọn giải pháp là đúng , họ sẽ tự động và cái cuối cùng là gì, khi đấy họ ra được cái hành động thì anh sẽ giúp gì cho họ trong thứ này, và bắt đầu nó ra lên của anh sẽ giúp nhân viên làm gì cứ có rất nhiều ông sếp đi đến cơ quan mà không biết mình sẽ làm gì la cứ đến ngồi quay ghế 360 độ mà vẫn lo lắng không biết ngày mai sẽ ra sao, thế thì cái lo lắng đấy bằng thừa thì như thế hãy bắt tay vào làm từng việc như thê này , tương tự như vậy họp xong cái phần của kinh doanh bộ phận sản xuất cũng phải đưa ra cái này có đáp ứng đủ kinh doanh không, bộ phận về mặt nhân sự có tuyển dụng đủ không, tuyển đúng chất lượng không rồi là tỉ lệ mắc lỗi có nhiều không trả lương có đủ không.

v.

v.

.

.

tất cả các yếu tố này thì bắt đầu phòng nhân sự sẽ báo cáo cũng tự tìm nguyên nhân giải pháp và nó hành động, đề nghị sếp giúp đỡ điều gì vậy từ đây là của sếp các anh chị mới nhìn thấy, bằng từng này việc này thôi trông 1 cuộc họp giao ban hiệu quả nhưng ceo quản trị làm rất nhiều việc, 1 là ông phải làm rõ chiến lược 2 ông phải ra được mục tiêu năm đê cho trưởng phòng kinh doanh nó làm gì lập kế hoạch kinh doanh năm trong kế hoạch kinh doanh năm thì có 3 cách từ tháng trong từng tháng bổ ra từng tuần, và ra chỉ tiêu hàng ngày đến đây mới ra được cuộc hoph tử tế cơ mà cho nên không có hệ thống kia làm sao có cuộc họp tử tế nếu không có cuộc họp tử tế bằng kia công tác chuẩn bị thì ra thông số chỉ tiêu và kĩ năng trong cuộc họp nhân viên tự nhận xét kết quả của mình trường phòng tự nhận xét kết quả của mình, tự tìm ra nguyên nhân trưởng phòng, tự tìm ra nguyên nhân trưởng phòng tự đưa ra giả pháp trưởng phòng tự đưa ra kết hoạch hành động tự xin ý sếp nhờ sếp ý gì có như vậy mới tạo ra hệ thống nhiệm vụ của sếp là có chất vật anh đến đây để anh làm , tôi chất vấn anh làm có đúng không, làm phải có cam kết nếu không đúng thì anh phải chọn giải pháp khác cho tôi thì bài toán đưa ra ông sếp đưa ra giải pháp ông sếp chỉ gợi ý thôi vậy từng bằng ấy thứ mới đưa ra được báo cáo gì báo cáo mẫu do mới ra được thông số thực tế và từ đấy mới ra được 1 cuộc họp giao ban hiệu quả mà cuộc họp giao ban hiệu quả thì tuần sau sẽ giải quyết được vấn đề còn tồn đọc của tuần trước, em của ngày mai phải đẹp hơn em ngày hôm nay và cuối nhìn thấy doanh nghiệp của chúng ta đi lên và anh em cam kết tự động vận hành và bước ra doanh nghiệp tự động thì đấy là cái cách ceo quản trị để tổ chức 1 cuộc họp hiệu quả vì thời gian không có nhiều, tôi chỉ đưa ra 1 chút cái góc nhìn của tổ chức cuộc họp vậy thì bản chất cuối cùng nhân viên tự đánh giá kết quả nhân viên tự tìm ra nguyên nhân, nhân viên tự tìm ra giải pháp nhân viên tự tạo ra hành động của mình trong tuần tiếp theo sếp là người chất vấn và nếu hành động sếp giúp gì được cho họ và như vậy chúng ta mới tạo ra doanh nghiệp tự động được và cuối cùng chúc các ceo có được hệ thống bài bản như thế này rồi có được cái kĩ năng tổ chức cuộc họp để làm sao nhân viên nói ít, nhân viên nói nhiều và doanh nghiệp mới phát triển được, xin chúc anh chị điều hành cuộc họp, xin chúc anh chị có được doanh nghiệp vận hành tự động và hiệu quả có được nhiều thời gian hơn để mà nghĩ được cái việc lớn cho doanh nghiệp phát triển đột phá xin chân trọng cảm ơn.

.